«Советы по Microsoft Word?», «Сейчас всё ещё 1995 год?», «Неужели я снова в седьмом классе?» — примерно такие вопросы могут возникнуть у большинства читателей. Мы определённо в 2017 году, хотя это вовсе не означает, что программное обеспечение Microsoft превратилось в пережиток прошлого. Офисным пакетом на сегодняшний день пользуются более 1,2 млрд людей по всему миру и, скорее всего, вы также в их числе.

Научившись использовать новейшую версию программы корректно, вы сможете справляться с более сложными и серьёзными задачами. Разумеется, речь идёт не только о создании таблиц и изменении размера шрифта. Предлагаем вашему вниманию несколько малоизвестных, но крайне эффективных советов по работе в Microsoft Word.

Для регулярного форматирования одного и того же отчёта

Вам больше не придётся тратить ни одну лишнюю минуту на то, чтобы возиться с каждым отдельным параметром форматирования любого документа, который вы создаёте. Вместо этого достаточно сохранить любимые параметры форматирования, что позволит легко применить «Быстрые стили» для любого текста.

SelectionNewStyle

Для постоянной вставки фрагментов текста

Обычно вы можете одновременно работать только с одним выделением текста. И это довольно неудобно, когда приходится часто перемещаться по документу. Но функция Office «Буфер обмена» даёт возможность сохранять несколько выделений, затем без промедления вставлять их в новое место. Меньше пролистываний экрана – больше работы.

clipboard1

Буфер обмена от Microsoft позволяет копировать до 24 различных текстовых и графических элементов из документов Office и других программ, а затем вставлять их в другой документ Office. Например, вы можете скопировать текст из e-mail, данные из таблицы и графику из презентации и вставить все это в один документ. Также вы можете разместить скопированные элементы в удобном для вас порядке.

Как это сделать:

  • Зайдите во вкладку Главная, нажмите на значок стрелочки напротив Буфер обмена.
  • Выберите текст и графику, которые вы хотите скопировать и нажмите Ctrl+C; все выбранные элементы отобразятся в буфере обмена, сверху будет размещаться самый последний.

clipboard2

  • Выберите место в вашем документе, куда бы вы хотели вставить выбранные элементы.

clipboard3

  • Нажмите на стрелочку напротив элемента, который вы хотите вставить и выберите Вставить; если вы хотите вставить все элементы из Буфера обмена – нажмите на Вставить все.

Для работы с форматированием и символами

Обезопасьте себя от ненужных знаков форматирования. Вы можете видеть, где именно находится каждый пробел, табуляция, абзац и т.д., но также имеете возможность отсеять то, что не нужно. Все мы знаем, как раздражает автоматический ввод двойного интервала, на который никто не подписывался.

Используя кнопку Показать/Скрыть, можно решить, какие символы форматирования стоит показывать, а какие – скрыть. К примеру, вы можете скрыть символы табуляции и скрытый текст, когда опция «Показать/Скрыть» выключена, но при этом отображать абзацы и пробелы.

Как это сделать:

  • В Word выберите Файл>Параметры Word>Экран;

знакиформатирования

  • В разделе Всегда показывать эти знаки форматирования на экране установите флажки для любых знаков форматирования, которые нужно отображать даже при выключенном параметре «Показать или Скрыть».

Для работы с автоисправлениями

Одна из самых распространённых жалоб пользователей заключается в том, что они не могут заставить свой компьютер перестать корректировать вводимый текст. Эта функция создавалась с благими намерениями, но нам не всегда нужно, чтобы три тире превращались в горизонтальную линию или жирные точки для обозначения списка. Этого можно избежать, отключив автоматическое форматирование.

Как это сделать:

  • Выберите Файл>Параметры Word>Правописание;

параметры автозамены

  • Затем выберите опцию Параметры автозамены и адаптируйте ее на свое усмотрение.

Для совместной работы

Если вы являетесь пользователем Google Docs, то знаете, насколько удобно редактировать документ одновременно с коллегами. Word версии 2016 года сохраняет копию вашей работы на облаке, что позволяет создавать документы одновременно, в соавторстве с другими пользователями. Помимо этого, вы получаете возможность доступа с различных устройств и сможете редактировать свой труд с любого из них.

Как это сделать:

  • Нажмите на Общий доступ>Сохранить в облаке, выберите OneDrive или SharePoint Online и нужную папку, затем нажмите кнопку Сохранить. Достаточно сделать это один раз для каждого документа. При следующем открытии документа он будет автоматически сохраняться в той же папке

общийдоступэдит

  • В области Общий доступ необходимо выбрать одно из следующих действий: чтобы отправить людям ссылку на документ, введите их адреса электронной почты в поле Пригласить пользователей. Установите разрешения Может вносить изменения и при необходимости добавьте сообщение. Убедитесь, что для параметра Передавать изменения автоматически установлено значение Спрашивать или Всегда, а затем нажмите кнопку Поделиться. Для того чтобы пригласить людей самостоятельно, нажмите Получить ссылку для совместного доступа в нижней части области Общий доступ и вставьте ее в сообщение электронной почты или мгновенное сообщение.

общийдоступэдит2

  • Откройте документ в Word 2016 или Word Online и начните его редактировать. Специально режима или команды совместного редактирования нет.
  • Если вы используете Word 2016 и еще не успели разрешить другим видеть ваши изменения – выберите Да в запросе на автоматический общий доступ.

общийдоступэдит3

  • При нажатии на вашу ссылку документ будет открываться в той версии Word, которая установлена у конкретного пользователя. Если другие пользователи также работают с Word 2016 или Word Online и уже дали согласие на автоматическое отправление изменений, вы сразу же сможете увидеть проделанную работу. Word будет оповещать о входе и выходе других пользователей.

Для параллельной работы с 2 документами на 1 экране

Когда вам нужно сравнить два документа, можно не открывать их в двух отдельных окнах, а синхронизировать тексты из двух документов и одновременно прокручивать, что существенно упрощает процесс проверки.

Как это сделать:

  • Зайдите во вкладку Вид, и в группе Окно выберите Рядом

двадокументарядом

  • Если открыто несколько окон, то программа спросит о том, какой именно документ открыть рядом.
  • Для того чтобы прокручивать (пролистывать) два документа одновременно, нажмите на опцию Синхронная прокрутка, расположенную прямо под опцией Рядом.

двадокументарядом2

  • Если вы хотите закрыть этот режим, просто нажмите на опцию Рядом.

Для ускорения работы с помощью «горячих клавиш»

Можно создать свои собственные «горячие» клавиши для любого задания, которое многократно повторяется. Вы можете создать новые или изменить действующие сочетания кнопок для любой функции, у которой их ещё нет.

Как это сделать:

Назначить или удалить сочетание клавиш возможно с помощью клавиатуры и мыши.

Для первого варианта:

  • Нажмите клавиши Alt+Ф, М, чтобы открыть диалоговое окно Параметры Word, и нажмите клавишу Стрелка Вниз для выбора пункта Настроить ленту.
  • Нажимайте клавишу Tab до тех пор, пока кнопка Настройка не станет активной, а затем нажмите клавишу Ввод.
  • В поле Категории нажмите клавишу Стрелка Вниз или Стрелка Вверх, чтобы выделить категорию, содержащую команду или любой другой элемент, для которого нужно назначить или удалить сочетание клавиш.
  • Затем нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в поле Команды.
  • Нажмите клавишу Стрелка Вниз или Стрелка Вверх, чтобы выбрать имя команды или другого элемента, которому нужно назначить или удалить сочетание клавиш.
  • Все сочетания клавиш, назначенные данной команде или элементу, отображаются в списке Текущие сочетания (или Текущее назначение).

Назначение сочетаний клавиш следует начинать с Ctrl или другой функциональной клавиши:

  1. Нажимайте клавишу Tab до тех пор, пока курсор не перейдет в поле Новое сочетание клавиш.
  2. Нажмите сочетание клавиш, которое требуется назначить. Например, нажмите клавишу Ctrl и еще какую-либо клавишу.
  3. Если сочетание клавиш уже назначено команде или другому элементу, то оно отображается в окне Текущие сочетания (или Текущее назначение). Если это сочетание клавиш уже назначено, введите другое сочетание.
  4. Нажимайте клавишу Tab до тех пор, пока не будет выбрано поле Сохранить изменения в.
  5. Нажмите клавишу Стрелка Вниз или Стрелка Вверх, чтобы выделить название текущего документа или шаблон, в котором нужно сохранить изменения сочетания клавиш, затем нажмите клавишу Ввод.
  6. Нажимайте клавишу Tab до тех пор, пока не будет выбрана кнопка Назначить, затем нажмите клавишу Ввод.

Удаление клавиш:

  1. Нажимайте клавишу Tab до тех пор, пока не будет выбрано поле Сохранить изменения в.
  2. Нажмите клавишу Стрелка Вниз или Стрелка Вверх, чтобы выделить название текущего документа или шаблон, в котором нужно сохранить изменения сочетания клавиш, затем нажмите клавишу Ввод.
  3. Нажимайте клавиши Shift+Tab до тех пор, пока курсор не окажется в окне Текущие сочетания (или Текущее назначение).
  4. Нажмите клавишу Стрелка Вниз или Стрелка Вверх, чтобы выбрать сочетание клавиш, которое требуется удалить.
  5. Нажимайте клавишу Tab до тех пор, пока не будет выбрана кнопка Удалить, затем нажмите клавишу Ввод.

Для второго варианта:

Если вы хотите осуществить назначение (и удаление) сочетаний клавиш с помощью мыши, сделайте это через вкладку Фйайл, затем Параметры>Настроить ленту, далелее по аналогии с предыдущим разделом.

Для полной информации о текущем документе

Одной из самых полезных функций сегодняшнего Word является расположенная снизу строка состояния. Её вид можно настроить таким образом, чтобы там отображалась только самая полезная для вас информация.

  • При вводе текста в документ Word автоматически подсчитывает число страниц и слов в документе и отображает эти данные в строке состояния в нижней части рабочей области.

число слов

  • Вы можете подсчитать количество слов не только для всего документа, но и для его отдельных фрагментов. Для этого нужно выделить необходимый участок текста, и в строке состояния отобразится необходимая информация.

подсчетслов1

  • Помимо количества слов в диалоговом окне статистика можно узнать информацию о число строк, абзацев, страниц и символов с пробелами и без.

Для тех, кто устал постоянно вводить одни и те же слова

Чтобы не вводить заново повторяющиеся слова и выражения, создайте определённые фразы или абзацы, которые можно будет автоматически вставлять в текст в любой нужный момент.

С помощью коллекции экспресс-блоков можно создавать, сохранять и находить повторно используемые фрагменты содержимого (автотекст), свойства документа и поля.

Как это сделать:

  • Чтобы открыть коллекцию автотекста, выберите пункт Автотекст. Чтобы сохранить автотекст в этой коллекции, выделите текст, который вы хотите использовать повторно, и выберите пункт Автотекст, а затем — Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста. Заполните данные нового стандартного блока, и вы сможете использовать сохраненный фрагмент многократно.

экспресс-блоки

  • Выберите пункт Свойство документа, чтобы выбрать из списка свойство, которое можно вставить в документ. Заполните поле свойства документа, чтобы создать свойства, которые станут неотъемлемой частью документа.
  • Используя коды полей, добавьте поля, в которых можно хранить автоматически обновляемые сведения (время, название, номера страниц и т. д.).
  • Выберите пункт Организатор стандартных блоков, чтобы просмотреть все стандартные блоки, доступные в Word. Вы также можете редактировать свойства, удалять и вставлять стандартные блоки.

экспресс-блоки2

Для того чтобы сохранить выделенный элемент в коллекцию экспресс-блоков, выделите фразу, предложение или другой фрагмент в документе. На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки, а затем выберите пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков. После сохранения вы сможете использовать необходимый фрагмент повторно. Для этого нужно нажать кнопку Экспресс-блоки и выбрать его в коллекции.

Для быстрого доступа к нужным файлам

Почему бы ни настроить список «Недавние документы» таким образом, чтобы в нём отображались те файлы, которыемы используем чаще всего. Это поможет сэкономить время на поиске файлов, названия которых никак не удаётся вспомнить, и оставит больше сил на работу непосредственно с самим документом.

Как это сделать:

  • Для того чтобы изменить количество файлов, отображаемых в списке последних использованных файлов нужно открыть вкладку Файл>меню Справка>пункт Параметры. Затем выберите Дополнительно/Подробно. В группе Экран в списке Число документов в списке последних файлов выберите необходимое количество отображаемых файлов.

последниеиспользованныефайлы

  • Для того чтобы закрепить файл в списке последних использованных документов, щёлкните правой кнопкой мыши на необходимый файл, а затем нажмите на значок кнопки, расположенный рядом. Для удаления файла из этого списка нажмите на этот же значок.

последниеиспользованныефайлы2

Для проверки правописания и удобства чтения

Как бонус, в Microsoft Word есть быстрый способ выяснить, насколько легко понять ваш текст и подходит ли данный контент вашей потенциальной аудитории.

Как это сделать:

  • Откройте вкладку Файл и выберите Параметры. Убедитесь, что в разделе При исправлении правописания в Word установлен флажок Также проверять орфографию.

Удобочитаемость

  • Установите флажок напротив Статистика удобочитаемости.

Источник